Tietosuojaseloste

Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste. Käyttäjä hyväksyy tämän tietoselosteen ehdot täyttämällä Konkari-kodin sivustolla olevan yhteydenottolomakkeen.

Rekisterin pitäjä

Jusa-Kodit Oy:n lastensuojelulaitos Konkari-koti (jäljempänä “Konkari-koti”)
Y-tunnus 2776621-7
Annankatu 14, 28100 Pori

Rekisterin yhteyshenkilö 

Jussi Mäkelä
jussi.makela@konkari-koti.fi
050 521 8358

Miten keräämme tietoja

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään (Konkari-kodin sivustolla Hae meille töihin -lomake sekä Tilaa uutiskirje -lomake) ja Google Analyticsin kautta.

Mitä henkilötietoja keräämme

Yhteydenottolomakkeet

JuSa-Kodit Oy:n Lastensuojelulaitos Konkari-kodin verkkosivuilla olevan yhteydenottolomakkeen kautta kerättyjä sekä muuta kautta, esimerkiksi suoraan sähköpostilla saatuja henkilötiedoista kerätään rekisteriin: nimi, sähköposti ja puhelin. Rekisteriä käytetään työntekijöiden ja opiskelijaharjoittelijoiden rekrytointitilanteissa. Tiedot säilytetään 24 kuukautta yhteydenoton jälkeen. 

Uutiskirjeen tilauslomakkeen kautta kerätään rekisteriin sähköposti. Rekisteriä käytetään uutiskirjeen lähettämiseen sekä muuhun suoramainontaan, myyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

Henkilötiedot

Jusa Kodit Oy:n henkilökunta pitää yllä rekisteriä asiakkaidensa ydintiedoista: nimi, henkilötunnus, kotikunta, osoite, puhelin, huoltajien nimitiedot, osoitetiedot ja tilinumero mahdollista korvausta varten. Asiakassuhteen päätyttyä tiedot hävitetään.

Lisäksi JuSa-Kodit Oy pitää yllä rekisteriä työntekijöidensä ydintiedoista, koulutukseen liittyvistä tutkintotodistuksista ja työvuoroista. Tiedot palautetaan/hävitetään työsuhteen päätyttyä.  

Evästeet ja analytiikka

Henkilötietoja kerätään myös Google Analyticsin kautta. Google Analytics on Googlen verkkoanalyysipalvelu, joka käyttää evästeitä tekstitiedoissaan. Tämä eväste tallennetaan käyttäjän tietokoneelle, mikä mahdollistaa sivuston käyttöanalyysin. Evästeen antama tieto sivuston käytöstä (vain IP-osoite, joka on tehty tunnistamattomaksi) lähetetään ja tallennetaan Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin (Privacy Shield -järjestely). Google käyttää näitä tietoja arvioidakseen sivuston käyttöä, raportoimalla käyttötiheydestä ja internetin käyttöön liittyvistä palveluista. Google Analyticsin tietosuojapolitiikasta voi lukea tarkemmin täällä. Evästeiden tallentumisen voi estää internetselaimen asetuksilla, jolloin kaikkia Konkari-kodin sivuston toimintoja ei voi käyttää. Sivuston käyttäminen automaattisesti sallii Googlen keräävän tietoja edellä kuvatulla tavalla ja edellä mainittuihin tarkoituksiin. Erillisen selainlisäosan lataamalla on mahdollista estää tietojen jakaminen Google Analytics -palveluun. Lisäosa on ladattavissa Googlen sivuilla.

Kuinka käsittelemme tietojasi

JuSa-Kodit Oy:n Lastensuojelulaitos Konkari-kodin asiakastietoja käsitellään pääsääntöisesti sähköisesti. Tietoja ei luovuteta Konkari-kodin ulkopuoliseen käyttöön. Konkari-koti ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Niissä tapauksissa, joissa Google siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle, on tietojen siirtämisen oikeusperuste EU:n ja Yhdysvaltojen välinen Privacy Shield -järjestely.

Rekisterin tiedot kerätään Microsoftin 365 -järjestelmään. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella. 

Tietojärjestelmänä toimii Necora Systemsin Nappula, joka on hoito- ja kasvatustyön dokumentointiin luotu asiakastietojärjestelmä. Tietokanta ja tietokantayhteydet ovat suojattu yleisesti hyväksyttävillä menetelmillä. Asiakasrekisteriä pidetään vain hoito- ja kasvatustyössä tarvittavista asioista ja rekisteriä käytetään vain tähän tarkoitukseen. Rekisteri on erikseen asuinyksiköihin sijoitetuista lapsista ja jälkihuollon piirissä olevista lapsista sekä avopalveluiden piirissä olevista asiakkaista. Asiakasrekisteri sijaitsee suojatulla palvelimella.

Henkilötietoja koskeviin sähköisiin tiedostoihin pääsevät vain nimetyt henkilöt henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla, joiden käyttöoikeudet on määritelty työtehtävien vaatimassa laajuudessa. Tietojärjestelmä kirjaa automaattisesti työntekijän ulos, jos kirjautuminen sisään kestää useita minuutteja ilman, että työntekijä käyttää järjestelmää aktiivisesti. Tiedot poistetaan järjestelmästä sovitun ajan kuluttua, kuitenkin noudattaen tietosuojasääntöjä. Paperiset, asiakkaita koskevat asiakirjat säilytetään lukituissa paloturvallisissa kaapeissa lukituissa toimistotiloissa.

Kirjanpitomateriaali sekä henkilökunnan tietoturva

Kirjanpitomateriaali on sähköisessä muodossa JuSa-Kodit Oy:n taloushallinnosta vastaavalla kirjanpitäjällä, Festum Accounting Oy:llä, jossa myös pidetään sähköisesti yllä henkilökunnan henkilötietoja. Lukitussa arkistovarastossa säilytetään kirjanpitolain perusteella asiakirjoja kymmenen vuotta. Arkistovarastoon pääsy on rajattu kahdelle henkilölle. Käytöstä poistettavat asiakirjat hävitetään aina silppuroimalla.

Konkari-kodin johtajalla on lukitussa tilassa jokaisen henkilökunnan jäsenen työ-, koulu- ja opiskelutodistuksista jäljennökset sekä lista kuluneista työvuoroista. Nämä palautetaan työntekijälle työsuhteen päättyessä.

Sijoituksen päättyessä

Asiakkaat palvelusopimuksen päättyessä tai purkautuessa vastaava ohjaaja/kasvatusjohtaja palauttaa palveluntilaajalle (kunnan sosiaalityöntekijälle) kaikki tilaajan puolesta käsitellyt henkilötiedot sekä hävittää omilta taltioiltaan mahdolliset kopiot henkilötiedoista, ellei muuta ole sovittu. Tietoja ei saa poistaa, jos lainsäädännössä tai viranomaisen määräyksellä on edellytetty, että Palveluntuottaja säilyttää henkilötiedot.

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli olet lähettänyt sivujen kautta yhteydenottolomakkeen, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Jaa: